Privacy Policy

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Frontlix, gevestigd aan Han Stijkelplein 22, 2597 NS 's-Gravenhage, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacy policy. Deze policy geldt voor het gebruik van de website frontlix.com. Voor onze dashboard-omgeving op app.frontlix.com gelden aanvullende voorwaarden en een aparte verwerkersovereenkomst (zie sectie 15).

• Bedrijfsnaam: Frontlix
• KvK-nummer: 90193695
• Adres: Han Stijkelplein 22, 2597 NS 's-Gravenhage
• E-mail: info@frontlix.com
• Website: frontlix.com

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen alleen die gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening te leveren en onze website te verbeteren. Onderstaand een overzicht van de gegevens die wij verwerken en hoe ze bij ons terechtkomen.

Contactformulier

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Inhoud van je bericht (optioneel)

Projectaanvraag-formulier

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• Website (optioneel)
• Aanvullende informatie over je project (optioneel)

Demo-aanvraag

• Telefoonnummer (om de WhatsApp-demo te starten)
• De gegevens die je tijdens de demo zelf met de bot deelt, zie sectie 14

Lead-check

• De bedrijfsgegevens die je zelf invult (zoals aantal leads en gemiddelde offertewaarde)
• Je e-mailadres, alleen als je ervoor kiest de volledige analyse per mail te ontvangen

Automatisch verzamelde gegevens

• Gepseudonimiseerde gebruiksstatistieken via Google Analytics 4 en PostHog — uitsluitend nadat je daarvoor via de cookiebanner toestemming hebt gegeven (zie secties 5, 6 en 7)
• Tijdelijke formulier-invoer voor het meten van formulier-uitval (zie sectie 8)
• Technische informatie zoals browser-type, apparaattype en geschatte locatie

3. Doel van de verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen of aanvragen via onze formulieren
• Het versturen van bevestigingen via e-mail en WhatsApp na een aanvraag
• Het opnemen van contact om onze dienstverlening te bespreken
• Het demonstreren van ons WhatsApp-offertesysteem (de demo)
• Het verbeteren van onze website, formulieren en dienstverlening op basis van geaggregeerde gebruiksstatistieken

4. Rechtsgrond

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Uitvoering van een (pre-)contractuele relatie: voor het verwerken van je contact-, project- of demo-aanvraag en het opvolgen daarvan.
• Toestemming: voor het plaatsen en uitlezen van analytische cookies (Google Analytics 4 en PostHog, inclusief heatmaps en session recordings met gemaskeerde invoer). Deze worden pas geladen nadat je ze via de cookiebanner hebt geaccepteerd. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de knop "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina; intrekken is net zo makkelijk als geven en heeft geen gevolgen voor je gebruik van de website.
• Gerechtvaardigd belang: voor de cookieloze meting van formulier-uitval (zie sectie 8) en voor de technische logging die nodig is om de website veilig en beschikbaar te houden. Wij verzamelen geen gegevens voor advertentiedoeleinden, profileren je niet en delen geen data met advertentienetwerken; invoer met persoonsgegevens wordt gemaskeerd en data wordt binnen de EU verwerkt.
• Wettelijke verplichting: als wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren of te verstrekken.

5. Google Analytics 4

Wij gebruiken Google Analytics 4 (GA4) om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. GA4 wordt pas geladen nadat je via de cookiebanner toestemming hebt gegeven. GA4 verzamelt onder andere gegevens over:

• Bezochte pagina's en de duur van het bezoek
• De manier waarop je op onze website bent gekomen (verwijzende website, zoekmachine)
• Het type apparaat, browser en besturingssysteem
• Geschatte locatie (op land- of stadsniveau, niet exact adres)

Wij hebben Google Analytics zo privacyvriendelijk mogelijk ingesteld:

• GA4 slaat geen IP-adressen op; het IP-adres wordt uitsluitend kortstondig gebruikt om de globale locatie (land/stad) af te leiden en daarna verwijderd
• Er wordt geen data gedeeld met andere Google-diensten voor advertentiedoeleinden
• We hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten

Je kunt het verzamelen van gegevens door Google Analytics voorkomen door de Google Analytics Opt-out Browser Add-on te installeren.

6. PostHog (product-analytics)

Naast Google Analytics gebruiken wij PostHog om beter te begrijpen hoe bezoekers onze website ervaren. Ook PostHog wordt pas geladen nadat je via de cookiebanner toestemming hebt gegeven. PostHog draait op een EU-server (eu.i.posthog.com), waardoor jouw gegevens binnen de Europese Unie worden verwerkt. Met PostHog meten wij:

• Pagina-bezoeken en de tijd die je op een pagina doorbrengt
• Klikken, scroll-gedrag en formulier-interacties (autocapture) ten behoeve van heatmaps en conversie-analyses
• Gepseudonimiseerde session recordings, waarbij alle invoervelden, e-mailadressen en wachtwoorden automatisch worden gemaskeerd: wij zien dus géén ingevulde tekst of gevoelige gegevens, alleen klik- en navigatiegedrag

We hebben een verwerkersovereenkomst met PostHog. Op een lokale ontwikkelomgeving (localhost) wordt geen data verzameld; alleen op de live website frontlix.com.

7. Cookies

Bij je eerste bezoek vragen we via een cookiebanner om toestemming voor analytische cookies. Kies je "Weigeren", dan werkt de website volledig zonder deze cookies. Je kunt je keuze op elk moment aanpassen via de knop "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina. Onze website maakt gebruik van de volgende soorten cookies:

Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Ze worden niet gebruikt om je te volgen of te identificeren.

Analytische cookies (Google Analytics 4 en PostHog) — alleen met jouw toestemming

Deze cookies worden gebruikt om gepseudonimiseerde statistieken te verzamelen over het gebruik van de website en worden alleen geplaatst nadat je ze via de cookiebanner hebt geaccepteerd.

• _ga: onderscheidt unieke gebruikers (bewaartermijn: 2 jaar)
• _ga_[ID]: behoudt sessiestatus (bewaartermijn: 2 jaar)
• ph_*: PostHog-cookies voor sessie- en gebruiksanalyse (bewaartermijn: 1 jaar)

8. Formulier-uitval (form-tracking)

Om te begrijpen waarom bezoekers een formulier soms niet afmaken, slaan wij tijdens het invullen tijdelijk de ingevulde velden op met een willekeurig sessie-ID. Dit gebeurt ook als je het formulier niet verstuurt. We gebruiken deze gegevens uitsluitend om onze formulieren te verbeteren (bijvoorbeeld: bij welk veld haakt iemand af) en nooit voor marketingdoeleinden.

• Wat wordt opgeslagen: de velden die je hebt ingevuld, een sessie-ID, de naam van het formulier en de pagina-URL.
• Bewaartermijn: maximaal 30 dagen, daarna wordt de data automatisch verwijderd.
• Opslag: beveiligd in onze Supabase-database in de EU.
• Verwijderen: wil je dat we jouw form-data eerder verwijderen? Stuur een mail naar info@frontlix.com.

9. Opslag en bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Contact- en projectformulier-gegevens: bewaard zolang nodig voor de afhandeling van je verzoek, met een maximum van 12 maanden na het laatste contact.
• Lead-check-gegevens: maximaal 12 maanden.
• Form-tracking (uitvalmeting): maximaal 30 dagen na de laatste activiteit, daarna automatisch verwijderd.
• Demo-gegevens (WhatsApp-demo): maximaal 30 dagen na de laatste activiteit, daarna automatisch verwijderd (zie sectie 14).
• Gepersonaliseerde demo-links: bewaard zolang de demo actief is, met een maximum van 12 maanden na aanmaak.
• Google Analytics-data: automatisch verwijderd na 14 maanden.
• PostHog-data: sessie-recordings worden maximaal 30 dagen bewaard, geaggregeerde event-data maximaal 12 maanden.

10. Delen met derden (verwerkers)

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Met al deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten:

• Supabase (EU-regio): voor het beveiligd opslaan van formulier-, demo- en form-trackingdata in een database en object storage.
• Google (Analytics): voor geanonimiseerde websitestatistieken.
• PostHog (EU): voor geanonimiseerde product-analytics, heatmaps en session recordings met gemaskeerde invoer.
• Meta (WhatsApp Business API): voor het versturen van WhatsApp-bevestigingen na een formulier-aanvraag en voor het versturen en ontvangen van berichten in de demo.
• OpenAI: voor het automatisch begrijpen en beantwoorden van berichten en het analyseren van foto's in de demo (zie sectie 14).
• Google Calendar API: voor het inplannen van afspraken in de Frontlix-agenda na een demo of aanvraag.
• Hostinger SMTP: voor het versturen van bevestigings- en notificatie-mails vanuit het Frontlix-domein.
• Sentry (EU-regio): voor error-monitoring: het automatisch opsporen van technische fouten in onze website en dashboard-omgeving, zodat we storingen snel kunnen verhelpen. Persoonsgegevens worden vóór verzending automatisch gemaskeerd of verwijderd en er worden geen schermopnames gemaakt.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Onze website maakt gebruik van een SSL/TLS-versleutelde verbinding (HTTPS), data wordt versleuteld opgeslagen in onze Supabase-database in de EU en toegang tot klantdata is beperkt tot bevoegd personeel.

12. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben
• Recht op rectificatie: je kunt verzoeken om onjuiste gegevens te corrigeren
• Recht op verwijdering: je kunt verzoeken om je gegevens te laten verwijderen
• Recht op beperking: je kunt verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken
• Recht op dataportabiliteit: je kunt verzoeken om je gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens op basis van gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld tegen analytics)

Om gebruik te maken van deze rechten kun je contact met ons opnemen via info@frontlix.com. Wij reageren uiterlijk binnen één maand op jouw verzoek.

13. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@frontlix.com. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacy in Nederland.

14. WhatsApp Demo (branche-demo)

Op onze website kun je een demo aanvragen waarin we via WhatsApp laten zien hoe ons geautomatiseerde offerte-systeem werkt. Tijdens deze demo voeren we een gesprek met je en stellen we automatisch een voorbeeld-offerte op. Hierbij is het belangrijk om te weten hoe wij met je gegevens omgaan.

Welke gegevens verzamelen we via de demo

• Je naam, e-mailadres en telefoonnummer (uit het demo-formulier)
• De branche die je kiest (zonnepanelen, dakdekker of schoonmaak)
• Antwoorden op de vragen die de demo-bot via WhatsApp stelt (bv. adres, oppervlakte, type werk)
• Optioneel: foto's die je zelf via WhatsApp meestuurt
• De volledige gespreksgeschiedenis tussen jou en de demo-bot

Waarvoor we deze gegevens gebruiken

Uitsluitend om de demo te laten werken en om de werking van het systeem aan jou te tonen. We gebruiken deze gegevens niet voor marketing, niet voor profilering en delen ze niet met derden buiten de hieronder genoemde verwerkers.

Verwerkers (sub-processors)

• Meta (WhatsApp Business API): voor het versturen en ontvangen van de WhatsApp-berichten zelf
• OpenAI (GPT-4o-mini): voor het begrijpen van je antwoorden, het automatisch genereren van vragen en antwoorden, en het analyseren van eventuele foto's die je meestuurt
• Supabase (EU-regio): voor de versleutelde opslag van de gespreksdata, foto's en de gegenereerde PDF-offerte
• Google Calendar API: voor het inplannen van een afspraak in onze agenda als je daarvoor kiest aan het einde van de demo
• Hostinger SMTP (smtp.hostinger.com): voor het versturen van de demo-offerte e-mail vanuit het Frontlix-domein

Bewaartermijn

Demo-gegevens worden maximaal 30 dagen na de laatste activiteit bewaard en worden daarna automatisch verwijderd. Wil je dat we je gegevens eerder verwijderen? Stuur een mail naar info@frontlix.com en we doen het binnen 7 dagen.

Demo-disclaimer

De fictieve bedrijfsnamen in de demo — "SolarPower Nederland B.V.", "Dakwerken Holland B.V." en "Glanz Schoonmaak B.V." — zijn niet echt. De gegenereerde offertes zijn voorbeelden bedoeld om de werking van ons systeem te tonen en zijn geen geldige offertes voor echte werkzaamheden.

15. Dashboard-omgeving (app.frontlix.com)

Voor klanten van Frontlix bieden wij een afgeschermde dashboard-omgeving aan op app.frontlix.com. Binnen deze omgeving treedt Frontlix op als verwerker in de zin van de AVG: onze klanten zijn verwerkings­verantwoordelijke voor de gegevens van hun eigen eindklanten die binnen het dashboard worden opgeslagen (zoals leads, agenda-afspraken, inbox-berichten en reviews).

Voor het gebruik van app.frontlix.com gelden aanvullende voorwaarden en sluiten wij met iedere klant een aparte verwerkersovereenkomst (DPA). Daarin staat precies welke gegevens wij namens onze klanten verwerken en hoe die zijn beveiligd. Voor vragen over de verwerking binnen de dashboard-omgeving kun je contact opnemen via info@frontlix.com.

16. Koppeling met je Google-account (Gmail en Google Agenda)

Klanten van Frontlix kunnen er in het dashboard voor kiezen om hun Google-account te koppelen. Wij vragen dan uitsluitend de rechten die strikt nodig zijn voor de gekozen functie:

• Gmail (labels en filter): wij maken in jouw Gmail een label aan en een filter dat e-mails met offertes ter goedkeuring automatisch dat label geeft, zodat je ze makkelijk terugvindt. Wij lezen de inhoud van je e-mails niet, versturen geen e-mails namens jou en wijzigen geen andere instellingen.
• Google Agenda: wij lezen je vrije en bezette tijden en plannen afspraken in die via de Frontlix-assistent tot stand komen.

Hiervoor bewaren wij uitsluitend een versleutelde toegangssleutel (zodat de koppeling blijft werken) en de namen en verwijzingen van het aangemaakte label en filter. Je kunt de koppeling op elk moment verbreken in je Frontlix-instellingen of in je Google-accountinstellingen.

Beperkt gebruik (Limited Use). Frontlix' gebruik van informatie die is verkregen via Google API's voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de hierboven beschreven functies te leveren, delen of verkopen ze niet aan derden, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken ze niet om algemene AI- of machine-learning-modellen te trainen.

17. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy policy te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. We raden je aan om deze pagina regelmatig te raadplegen zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkt: 12 juli 2026