Offertes automatisch opvolgen: hoe werkt een opvolgsysteem?

Je weet dat je een offerte moet opvolgen. Je weet ook hoe het gaat in een drukke week: de offerte gaat de deur uit, en de herinnering die je jezelf beloofde komt er nooit van. Een opvolgsysteem neemt dat stuk van je over. In dit artikel lees je wat zo'n systeem precies doet, welk schema werkt, welke berichten je kunt sturen, wat er misgaat als je het slordig inricht en wat de drie manieren om het te regelen kosten.

Volg je liever met de hand op? Dan heb je meer aan onze gids offerte opvolgen: hoe doe je dat het beste?, met een tijdlijn voor dag 2, 7, 14 en 30 en tien voorbeeldberichten voor WhatsApp, mail en telefoon.

Hoe kun je offertes automatisch opvolgen? Het korte antwoord

Met een opvolgsysteem: software die bijhoudt welke offertes openstaan en de klant op vaste momenten een kort bericht stuurt, het liefst via WhatsApp. Drie berichten in ruim een week is genoeg. Het systeem stopt zodra de klant reageert, akkoord geeft of afzegt. De prijs, een wijziging in de offerte en het telefoontje bij een grote klus blijven bij jou.

Wat is een offerte-opvolgsysteem?

Een offerte-opvolgsysteem is een stuk software dat het opvolgen van verstuurde offertes van je overneemt. Of het nu een functie in je offertepakket is of een los systeem, een goed opvolgsysteem doet drie dingen:

1. Het houdt bij. Welke offertes staan open, en hoe lang heeft de klant al niets laten horen?
2. Het herinnert. Op vaste momenten gaat er een kort bericht naar de klant, in jouw naam.
3. Het stopt. Reageert de klant, geeft hij akkoord, heeft hij een afspraak of zegt hij af, dan houdt het herinneren op.

Dat derde punt is het belangrijkste en wordt het vaakst vergeten. Een systeem dat doorgaat terwijl de klant al heeft geantwoord, kost je meer klanten dan het oplevert. Het grote verschil tussen systemen zit daarna in wat er gebeurt als de klant wél antwoordt: komt dat antwoord gewoon in je inbox terecht, of kan het systeem zelf iets met de vraag van de klant?

Wat laat je het systeem doen, en wat doe je zelf?

Automatisch opvolgen werkt het best als je de saaie, herhalende stappen uitbesteedt en de stappen waarin vertrouwen wordt gewonnen zelf houdt.

Automatiseer ook niet alles. Gaat het om een klus van duizenden euro's, dan doet een telefoontje van jou rond dag 7 meer dan elk bericht. Laat het systeem dan de eerste herinnering sturen en bel daarna zelf. En heb je een klant die je goed kent of die al vaker klant was, dan verwacht hij een bericht van jou, niet van een systeem.

Welk schema werkt bij automatisch opvolgen?

Je leest vaak dat 80 procent van de verkopen pas na vijf contactmomenten valt. Dat getal heeft geen goede bron: het wordt teruggevoerd op een kleine enquête onder verkopers uit 1942, niet op onderzoek naar klanten. Wat je in de praktijk wel ziet: een klant die niet reageert, heeft lang niet altijd nee gezegd. Vaak is hij het vergeten of twijfelt hij over één detail. Daarvoor zijn een paar korte, vriendelijke berichten genoeg.

Dit is het schema dat ons eigen systeem standaard gebruikt:

Dat is korter dan het handmatige schema uit onze gids over offerte opvolgen, dat over een maand loopt (dag 2, 7, 14 en 30). Dat heeft twee redenen. Een systeem vergeet niets, dus de herinneringen hoeven niet uit elkaar te liggen om jou de tijd te geven. En een geautomatiseerd bericht dat na een maand nog komt, voelt eerder als een mailing dan als een vakman die meedenkt. Wil je na dag 8 nog iets doen, dan bel je zelf.

Wanneer stopt het systeem?

Ons systeem stuurt geen herinnering meer zodra:

• de klant akkoord geeft of er een afspraak staat;
• de klant afzegt of laat weten dat hij geen berichten meer wil;
• jij het gesprek zelf overneemt of op pauze zet;
• de derde herinnering is verstuurd.

Reageert de klant met een vraag en wordt het daarna weer stil, dan begint het tellen opnieuw vanaf zijn laatste bericht. Hij krijgt na de offerte in totaal nooit meer dan drie herinneringen.

Drie voorbeeldberichten voor automatische opvolging

Dit zijn de drie WhatsApp-berichten die ons systeem na een offerte stuurt. Omdat het sjablonen zijn die Meta vooraf goedkeurt, liggen de zinnen vast; alleen de naam van de klant wordt ingevuld.

Waarom deze berichten werken:

• Ze zijn kort. Twee zinnen, te lezen op een telefoon tussen twee klussen door.
• Ze maken antwoorden makkelijk. Een vraag stellen of een datum prikken kan allebei, zonder dat de klant iets hoeft uit te leggen.
• Ze zetten geen druk. Geen korting die vandaag afloopt, geen "we hebben nog maar één plek".
• Het laatste bericht geeft een uitweg. "Anders laat ik het hierbij" maakt nee zeggen makkelijk, en juist daardoor reageren twijfelaars vaak alsnog.

Wat gebeurt er als de klant reageert?

Hier zit het grootste verschil tussen opvolgsystemen. Een simpele herinnering stopt bij een antwoord en zet dat antwoord in je inbox. Dan ben je zelf weer aan zet, ook als je op dat moment op een dak staat. Ons systeem gaat een stap verder:

• Een vraag over de offerte: het systeem beantwoordt hem met de informatie uit jouw offerte en over jouw bedrijf.
• Akkoord: het systeem legt het akkoord vast en plant de afspraak in.
• Een wijziging: jij krijgt een melding. De nieuwe versie van de offerte gaat pas naar de klant als jij hem hebt goedgekeurd.
• Afzeggen: het systeem bedankt de klant en stopt met opvolgen.

Je kunt elk gesprek op elk moment zelf overnemen. Vanaf dat moment stuurt het systeem niets meer naar die klant.

Drie manieren om offertes automatisch op te volgen

Welke past bij jou?

• Weinig offertes, klanten die mailen: de herinnering in je eigen offertepakket is genoeg. Zet hem aan en kijk of je antwoorden er sneller door komen.
• Iemand in je bedrijf die graag bouwt: met een koppeltool kom je ver, ook met WhatsApp. Reken wel op onderhoud: als een van de gekoppelde pakketten iets verandert, kan de koppeling stoppen zonder dat je het merkt.
• Veel aanvragen, klanten die appen, geen tijd voor terugvragen: dan heb je meer aan een systeem dat ook antwoordt. Let op: ons systeem volgt alleen offertes op die via ons systeem zijn opgesteld en verstuurd. Het is geen losse herinneringsknop naast je huidige offertepakket, maar loopt van de eerste aanvraag tot de afspraak.

Wil je meer aanbieders naast elkaar zien, lees dan onze vergelijking van elf tools voor leadopvolging via WhatsApp. Hoe ons systeem van aanvraag tot afspraak werkt, staat op de pagina over automatische leadopvolging.

Wat kan er misgaan bij automatisch opvolgen?

• Het systeem stopt niet. De klant heeft al geantwoord, maar krijgt twee dagen later toch "heb je de offerte al bekeken?". Test dit vóór je begint.
• Het systeem leest niet wat de klant zei. "Ik laat het na de zomer weten" en dan toch een herinnering. Neem zo'n gesprek zelf over of zet het op pauze.
• Te vaak of te lang. Klanten die je nummer blokkeren of melden, verlagen de kwaliteitsscore van je WhatsApp-nummer. Daalt die te ver, dan kan Meta beperken hoeveel berichten je mag sturen.
• Een bericht dat zichtbaar automatisch is."Beste klant", geen naam, geen klus. Dan weet de klant dat er niemand meeleest, en reageert hij ook niet.
• Antwoorden die nergens landen. De klant reageert op een herinnering en niemand leest het. Dat is erger dan geen herinnering sturen.
• Geen toestemming voor WhatsApp. Daarover meer in het volgende stuk.

Mag je offertes automatisch opvolgen via WhatsApp?

Ja, als je je aan vier regels houdt.

1. Toestemming. Volgens het beleid van WhatsApp mag je iemand alleen via WhatsApp benaderen als hij je zijn nummer heeft gegeven en ermee heeft ingestemd dat je hem via WhatsApp berichten stuurt. Zet in je aanvraagformulier dus duidelijk dat je via WhatsApp contact opneemt.
2. Het 24-uursvenster. Binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant mag je gewoon typen wat je wilt. Daarna mag je alleen sjablonen sturen die Meta vooraf heeft goedgekeurd. Een herinnering na twee dagen stilte is daarom altijd een sjabloon, en Meta rekent per afgeleverd sjabloonbericht.
3. Altijd een uitweg. Wil de klant geen berichten meer, dan stop je meteen, ook als hij dat via een ander kanaal laat weten.
4. Privacy. Je verwerkt persoonsgegevens: naam, nummer, adres en het gesprek. Leg vast waarom je die bewaart en hoe lang, en kies een leverancier die een verwerkersovereenkomst met je sluit.

Dit is geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan na bij een jurist.

Wat kost een opvolgsysteem voor offertes?

Dat hangt af van de route:

• Herinnering in je offerte- of CRM-pakket: vaak al inbegrepen in je abonnement. Het kost je vooral tijd, want elk antwoord van de klant handel je zelf af.
• Zelf bouwen: een abonnement op de koppeltool, een WhatsApp-provider (of een directe koppeling met Meta), de kosten die Meta per sjabloonbericht rekent en je eigen uren voor bouwen, sjablonen laten goedkeuren en onderhoud.
• Ons systeem: een richtprijs van €149 per maand exclusief btw, plus eenmalig €250 voor de inrichting. De eerste maand is gratis, en het is maandelijks opzegbaar. De precieze prijs volgt uit het kennismakingsgesprek. Wij richten het in 2 tot 3 weken voor je in. Meer op onze prijzenpagina.

Zo begin je in vijf stappen

1. Tel je open offertes. Hoeveel offertes van de afgelopen twee maanden staan nog open, zonder ja of nee?
2. Kies je kanaal. Appen je klanten liever, kies dan WhatsApp. Mailen ze liever, dan is mail prima.
3. Regel de toestemming. Zet in je aanvraagformulier dat je via WhatsApp contact opneemt.
4. Schrijf drie korte berichten. Zacht, helpend en een laatste seintje, zoals de voorbeelden hierboven.
5. Test de stopregel. Stuur jezelf een offerte, antwoord op de eerste herinnering en kijk of het systeem daarna echt stopt.

Veelgestelde vragen